Privacy Policy
Ultimo aggiornamento: 15 Marzo 2026
Come funziona la protezione dei tuoi dati su FreePiva
FreePiva è una piattaforma software fornita agli studi commerciali e di consulenza fiscale (di seguito "lo Studio"). Il tuo Studio ha scelto FreePiva come strumento per gestire la tua contabilità.
Nell'ambito del GDPR esistono due ruoli distinti: il Titolare del trattamento, che decide perché e come i tuoi dati vengono usati, e il Responsabile del trattamento, che li tratta per conto del Titolare.
- →Il tuo Studio commercialista è il Titolare del trattamento (Art. 4 n. 7 GDPR). Puoi rivolgerti direttamente allo Studio per esercitare i tuoi diritti sui dati personali.
- →FreePiva è il Responsabile del trattamento (Art. 4 n. 8 e Art. 28 GDPR). Trattiamo i tuoi dati esclusivamente su istruzione dello Studio, per erogare il servizio tecnico.
1. Titolare e Responsabile del trattamento
1.1 Titolare del trattamento Lo Studio
Il Titolare del trattamento ai sensi dell'art. 4 n. 7 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) è lo Studio commercialista o di consulenza fiscale che ha attivato l'istanza FreePiva e con cui l'utente ha un rapporto professionale. Il Titolare determina le finalità e i mezzi del trattamento dei tuoi dati personali.
Per conoscere l'identità del Titolare, la sua informativa privacy completa e per esercitare i tuoi diritti, contatta direttamente il tuo Studio. L'informativa privacy del Titolare è quella dello Studio, non la presente.
1.2 Responsabile del trattamento FreePiva
FreePiva agisce in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. Trattiamo i dati personali degli utenti esclusivamente su istruzione documentata dello Studio Titolare, al solo fine di erogare i servizi tecnici della piattaforma.
Per le comunicazioni di natura tecnica relative alla sicurezza dei dati, FreePiva è contattabile all'indirizzo:
[email protected]
2. Accordo sul trattamento dei dati (Art. 28 GDPR)
Prima di attivare qualsiasi istanza FreePiva, FreePiva e lo Studio sottoscrivono un Accordo sul trattamento dei dati (Data Processing Agreement DPA) ai sensi dell'art. 28 GDPR. Tale accordo disciplina:
- L'oggetto, la durata e la natura del trattamento effettuato da FreePiva per conto dello Studio
- Le categorie di dati personali e le categorie di interessati coinvolti
- Gli obblighi e i diritti del Titolare (lo Studio)
- Le istruzioni documentate che FreePiva è tenuta a seguire
- Le misure di sicurezza tecniche e organizzative minime
- Le condizioni per il ricorso a eventuali sub-responsabili del trattamento
- Le procedure di gestione e notifica delle violazioni dei dati
- Le modalità di restituzione o cancellazione dei dati alla cessazione del contratto
Il DPA garantisce che il trattamento da parte di FreePiva avvenga in conformità al GDPR e alle istruzioni dello Studio. FreePiva non tratta i dati personali degli utenti per finalità proprie o diverse da quelle indicate dallo Studio.
3. Categorie di dati personali trattati
Nell'erogazione del servizio tecnico per conto dello Studio, FreePiva tratta le seguenti categorie di dati personali degli utenti finali (liberi professionisti e clienti dello Studio):
- Dati di registrazione e identità: nome, cognome, indirizzo e-mail, password (conservata in forma cifrata e non reversibile tramite hashing).
- Dati fiscali e contabili: partita IVA, codice fiscale, regime fiscale adottato, fatturato, transazioni di entrata e uscita, dati per il calcolo delle imposte e dei contributi previdenziali.
- Documenti caricati: fatture attive e passive, ricevute, note di credito e altri documenti contabili forniti volontariamente dall'utente o dallo Studio.
- Dati di sessione e tecnici: token di autenticazione, indirizzo IP, tipo di browser e sistema operativo (user agent), data e ora degli accessi.
- Log applicativi: registrazioni delle operazioni eseguite all'interno della piattaforma, conservate per finalità di sicurezza informatica, debug e audit.
FreePiva non tratta categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 GDPR (dati sanitari, biometrici, relativi alle opinioni politiche, ecc.) né dati relativi a condanne penali (art. 10 GDPR).
4. Finalità del trattamento e base giuridica
In qualità di Responsabile del trattamento, FreePiva tratta i dati personali esclusivamente per le seguenti finalità tecniche, su istruzione dello Studio:
- Erogazione del servizio: gestione dell'account, autenticazione, calcolo delle imposte e delle scadenze fiscali, archiviazione dei documenti contabili. Base giuridica: esecuzione di un contratto tra FreePiva e lo Studio ai sensi dell'art. 6(1)(b) GDPR.
- Sicurezza e prevenzione degli abusi: rilevamento di accessi non autorizzati, prevenzione di violazioni di dati, conservazione di log tecnici. Base giuridica: legittimo interesse di FreePiva e dello Studio ai sensi dell'art. 6(1)(f) GDPR.
- Adempimento di obblighi di legge: cooperazione con autorità competenti ove previsto dalla legge applicabile. Base giuridica: obbligo legale ai sensi dell'art. 6(1)(c) GDPR.
FreePiva non utilizza i dati personali degli utenti per finalità di marketing, profilazione commerciale, addestramento di modelli di intelligenza artificiale o per qualsiasi scopo ulteriore rispetto a quelli sopra indicati.
5. Conservazione dei dati e gestione alla cessazione del servizio
5.1 Durante il periodo contrattuale
I dati personali trattati da FreePiva per conto dello Studio sono conservati per tutta la durata del contratto di servizio attivo tra FreePiva e lo Studio. I termini di conservazione applicabili agli utenti finali sono determinati dallo Studio Titolare in base agli obblighi di legge vigenti (inclusi gli obblighi di conservazione fiscale e contabile previsti dall'art. 2220 c.c. e dalla normativa tributaria italiana).
5.2 Alla cessazione del contratto con lo Studio
In caso di dismissione o cessazione del contratto tra FreePiva e lo Studio, si applica la seguente procedura:
- FreePiva genera ed eroga allo Studio un export completo di tutti i dati in formato strutturato e leggibile (portabilità dei dati ai sensi dell'art. 20 GDPR).
- Concluso il trasferimento, FreePiva cancella in modo definitivo e irreversibile la propria copia dei dati entro 30 giorni dalla data di cessazione del contratto.
- A seguito della cancellazione da parte di FreePiva, lo Studio diventa il solo responsabile della conservazione, protezione e cancellazione dei dati degli utenti finali.
- Lo Studio è tenuto a informare i propri clienti (utenti finali) della cessazione del servizio e delle modalità di gestione dei loro dati, nel rispetto degli obblighi del Titolare ai sensi del GDPR.
FreePiva non conserva alcuna copia dei dati dopo la scadenza del periodo di 30 giorni, fatti salvi eventuali obblighi legali specifici che impongano una conservazione diversa.
6. Violazioni dei dati personali procedura di notifica
In caso di violazione della sicurezza che comporti la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l'accesso non autorizzato ai dati personali trattati (c.d. data breach), FreePiva adotta la seguente catena di notifica ai sensi degli artt. 33 e 34 GDPR:
Fase 1 Notifica allo Studio (entro 72 ore)
FreePiva notifica allo Studio Titolare la violazione rilevata entro 72 ore dalla presa di conoscenza, come previsto dall'art. 33(2) GDPR per i Responsabili del trattamento. La notifica include: natura della violazione, categorie e numero approssimativo di interessati coinvolti, categorie e numero approssimativo di record violati, probabili conseguenze, misure adottate o proposte per porvi rimedio.
Fase 2 Notifica al Garante (responsabilità dello Studio)
Lo Studio Titolare, ricevuta la notifica da FreePiva, valuta se procedere alla notifica della violazione al Garante per la Protezione dei Dati Personali entro 72 ore dalla propria presa di conoscenza, secondo quanto previsto dall'art. 33(1) GDPR.
Fase 3 Comunicazione agli utenti finali (responsabilità dello Studio)
Ove la violazione possa comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà degli interessati, lo Studio Titolare è tenuto a comunicare la violazione direttamente agli utenti finali ai sensi dell'art. 34 GDPR, senza ingiustificato ritardo.
Per segnalare a FreePiva un potenziale incidente di sicurezza o vulnerabilità: [email protected]
7. Diritti degli interessati (artt. 15-22 GDPR)
In qualità di interessato, hai i seguenti diritti ai sensi del GDPR:
- Art. 15Diritto di accesso: ottenere conferma che sia in corso un trattamento di dati che ti riguardano e riceverne copia.
- Art. 16Diritto di rettifica: far correggere dati inesatti o incompleti che ti riguardano.
- Art. 17Diritto alla cancellazione ("diritto all'oblio"): ottenere la cancellazione dei tuoi dati personali, nei casi previsti dalla legge.
- Art. 18Diritto di limitazione: ottenere la limitazione del trattamento in determinate circostanze.
- Art. 20Diritto alla portabilità: ricevere i tuoi dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
- Art. 21Diritto di opposizione: opporti al trattamento dei tuoi dati personali in qualsiasi momento, per motivi legati alla tua situazione particolare.
- Art. 22Diritto a non essere sottoposto a decisioni automatizzate: non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamento automatizzato che producano effetti giuridici significativi.
Come esercitare i tuoi diritti
Poiché lo Studio commercialista è il Titolare del trattamento, i tuoi diritti sui dati personali devono essere esercitati direttamente presso il tuo Studio, che è il soggetto giuridicamente responsabile di gestire le tue richieste.
FreePiva supporterà lo Studio nel riscontrare la tua richiesta entro i termini di legge (30 giorni, prorogabili di ulteriori 60 giorni nei casi complessi). Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi il GDPR, hai il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).
8. Sub-responsabili del trattamento
Nell'erogazione del servizio, FreePiva si avvale di sub-responsabili del trattamento (sub-processor) ai sensi dell'art. 28(2) GDPR. Tali soggetti forniscono servizi tecnici di infrastruttura (hosting, archiviazione dati, backup) necessari al funzionamento della piattaforma.
FreePiva garantisce che:
- Ogni sub-responsabile è vincolato da un contratto scritto che impone garanzie equivalenti a quelle previste nel DPA tra FreePiva e lo Studio (art. 28(4) GDPR).
- I dati sono trattati all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE) o, in caso di trasferimento verso paesi terzi, con garanzie adeguate ai sensi degli artt. 44-49 GDPR (es. clausole contrattuali standard della Commissione Europea).
- FreePiva rimane pienamente responsabile nei confronti dello Studio per il comportamento dei sub-responsabili.
L'elenco aggiornato dei sub-responsabili è disponibile su richiesta da parte dello Studio Titolare.
9. Misure di sicurezza
FreePiva adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR per garantire un livello di sicurezza proporzionato al rischio del trattamento. Le misure includono, tra le altre:
- Cifratura dei dati in transito (TLS/HTTPS) e a riposo per le informazioni sensibili
- Hashing irreversibile delle password con algoritmi robusti (es. bcrypt)
- Autenticazione sicura e gestione dei token di sessione con scadenza
- Accesso ai dati limitato al personale di FreePiva strettamente autorizzato, secondo il principio del minimo privilegio
- Backup cifrati con procedure di ripristino verificate periodicamente
- Monitoraggio e log degli accessi e delle operazioni per il rilevamento di anomalie
- Segregazione delle istanze: ogni Studio dispone di un'istanza dedicata, isolata dalle altre
- Aggiornamenti di sicurezza applicati tempestivamente a tutti i componenti dell'infrastruttura
- Procedure interne di gestione degli incidenti e di continuità operativa
FreePiva effettua valutazioni periodiche dell'efficacia delle misure di sicurezza adottate e le aggiorna in funzione dell'evoluzione delle minacce e delle tecnologie disponibili.
10. Cookie e tecnologie simili
FreePiva utilizza esclusivamente cookie tecnici essenziali al funzionamento del servizio. Non sono installati cookie di profilazione, cookie pubblicitari o cookie di terze parti per finalità di tracciamento comportamentale.
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I cookie tecnici non richiedono il consenso dell'utente ai sensi del Provvedimento del Garante dell'8 maggio 2014 e delle Linee guida sui cookie del 10 giugno 2021. Non viene installata alcuna tecnologia di tracciamento di terze parti (es. Google Analytics, Meta Pixel).
11. Modifiche alla presente informativa
FreePiva si riserva il diritto di aggiornare la presente informativa per riflettere modifiche normative, tecnologiche o operative. Le modifiche sostanziali saranno comunicate agli Studi Titolari con congruo preavviso. La data dell'ultimo aggiornamento è indicata in cima alla presente pagina.
Per qualsiasi domanda relativa al trattamento dei dati da parte di FreePiva, scrivi a: [email protected]