Termini di Servizio

1. Definizioni

Ai fini dei presenti Termini di Servizio, i seguenti termini assumono il significato di seguito indicato:

• FreePiva (il Fornitore): la società che sviluppa, gestisce e mette a disposizione la piattaforma SaaS FreePiva. FreePiva agisce in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) con riferimento ai dati personali degli Utenti finali trattati per conto dello Studio.
• Studio (il Cliente / Titolare): lo studio di consulenza fiscale, lo studio commercialista o altro soggetto professionale che stipula un contratto direttamente con FreePiva per ottenere un'istanza dedicata della piattaforma. Lo Studio agisce in qualità di Titolare del trattamento ai sensi del GDPR con riferimento ai dati personali dei propri clienti (Utenti finali) trattati tramite la piattaforma.
• Utente finale: il libero professionista, titolare di partita IVA, che accede alla piattaforma FreePiva tramite l'istanza dedicata messa a disposizione dallo Studio di cui è cliente. L'Utente finale non è parte diretta del contratto con FreePiva; il suo rapporto contrattuale è esclusivamente con lo Studio.
• Istanza dedicata: l'ambiente SaaS separato e isolato, distribuito in modalità one-to-one, che FreePiva attiva e gestisce in esclusiva per ciascuno Studio contraente.
• Accordo sul trattamento dei dati (DPA): il contratto di cui all'art. 28 GDPR che deve essere sottoscritto tra FreePiva (Responsabile) e lo Studio (Titolare) prima dell'attivazione dell'istanza dedicata.

2. Oggetto del contratto

Con i presenti Termini di Servizio, FreePiva concede allo Studio una licenza d'uso non esclusiva, non cedibile e non sublicenziabile di un'istanza dedicata della piattaforma SaaS FreePiva, per la durata contrattuale concordata e nei limiti delle condizioni economiche e tecniche pattuite nell'offerta commerciale separata.

L'istanza dedicata è attivata e configurata esclusivamente per lo Studio contraente. Gli Utenti finali accedono alla piattaforma unicamente tramite l'istanza messa a disposizione dallo Studio, che ne regola e autorizza l'accesso nell'ambito del proprio rapporto professionale con ciascun cliente.

Il presente contratto non crea alcun rapporto giuridico diretto tra FreePiva e gli Utenti finali. FreePiva eroga la propria prestazione nei confronti dello Studio, unico interlocutore contrattuale.

3. Parti contraenti e rapporti tra i soggetti

Il rapporto contrattuale diretto intercorre esclusivamente tra FreePiva (Fornitore) e lo Studio (Cliente). Lo Studio è l'unico soggetto che accetta i presenti Termini di Servizio e che risponde nei confronti di FreePiva degli obblighi derivanti dal contratto.

Il rapporto tra lo Studio e i propri Utenti finali è disciplinato dagli accordi separati intercorrenti tra lo Studio medesimo e ciascun cliente. Lo Studio è responsabile di comunicare ai propri clienti le condizioni d'uso della piattaforma FreePiva nell'ambito di tale rapporto professionale.

Accedendo alla piattaforma tramite l'istanza messa a disposizione dallo Studio, l'Utente finale riconosce di operare nell'ambito del rapporto con il proprio Studio di riferimento e che FreePiva non è parte di tale rapporto. FreePiva non assume obblighi diretti nei confronti degli Utenti finali al di fuori di quanto previsto dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

4. Servizi forniti

La piattaforma FreePiva mette a disposizione dello Studio, per l'utilizzo da parte degli Utenti finali autorizzati, i seguenti servizi:

• Dashboard per la registrazione e il monitoraggio di entrate e uscite relative all'attività professionale con partita IVA
• Calcolo estimativo delle imposte e dei contributi previdenziali applicabili ai regimi fiscali supportati
• Gestione delle scadenze fiscali e degli adempimenti periodici
• Archiviazione e gestione documentale di fatture, ricevute e altri documenti contabili
• Strumenti di reportistica e visualizzazione dei dati finanziari

5. Obblighi dello Studio

Lo Studio si impegna a:

• 5.1Sottoscrivere il DPA: sottoscrivere e mantenere in vigore, per l'intera durata del contratto, l'Accordo sul trattamento dei dati di cui all'art. 28 GDPR con FreePiva, quale condizione necessaria per l'attivazione e il mantenimento dell'istanza dedicata. In assenza di un DPA valido e sottoscritto, FreePiva non può erogare il servizio.
• 5.2Base giuridica del trattamento: assicurarsi di disporre di un'idonea base giuridica, ai sensi dell'art. 6 GDPR, per il trattamento dei dati personali degli Utenti finali effettuato tramite la piattaforma, inclusa l'eventuale raccolta del consenso ove necessario.
• 5.3Informativa agli Utenti finali: fornire agli Utenti finali un'adeguata informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13-14 GDPR, inclusa l'indicazione che FreePiva agisce in qualità di Responsabile del trattamento, e garantire l'esercizio dei diritti degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, opposizione) nei modi e nei tempi previsti dalla normativa.
• 5.4Uso lecito della piattaforma: utilizzare la piattaforma esclusivamente per finalità lecite e nell'ambito della propria attività professionale; astenersi da qualsiasi utilizzo che violi la normativa applicabile, i diritti di terzi o le presenti condizioni contrattuali.
• 5.5Sicurezza degli accessi: adottare misure adeguate per proteggere le credenziali di accesso degli account assegnati all'istanza dedicata; gestire in modo responsabile il rilascio e la revoca degli accessi agli Utenti finali; notificare tempestivamente a FreePiva all'indirizzo [email protected] qualsiasi accesso non autorizzato o compromissione delle credenziali di cui venga a conoscenza.
• 5.6Accuratezza dei dati: promuovere l'inserimento di dati accurati e aggiornati da parte degli Utenti finali, essendo consapevole che la qualità delle elaborazioni della piattaforma dipende direttamente dalla qualità dei dati immessi.
• 5.7Divieti specifici: non effettuare o consentire il reverse engineering, la decompilazione o la disassemblazione del software; non tentare di accedere a sistemi, infrastrutture o dati al di fuori dell'istanza dedicata assegnata; non cedere, sublicenziare o altrimenti trasferire a terzi i diritti derivanti dal presente contratto.

6. Obblighi di FreePiva

FreePiva si impegna a:

• 6.1Erogazione del servizio: mettere a disposizione dello Studio l'istanza dedicata della piattaforma FreePiva, funzionante e accessibile, per l'intera durata contrattuale, salvo interruzioni per manutenzione programmate o straordinarie comunicate con il massimo preavviso possibile.
• 6.2Disponibilità ragionevole: adoperarsi per garantire un livello di disponibilità (uptime) ragionevole, compatibile con la natura del servizio SaaS. I valori specifici di SLA, ove concordati, sono indicati nell'offerta commerciale separata. FreePiva non garantisce la disponibilità ininterrotta al 100% e non è responsabile per interruzioni dovute a cause di forza maggiore, guasti di infrastrutture terze o interventi di manutenzione necessari.
• 6.3Sicurezza: implementare e mantenere misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza proporzionato al rischio, conformemente all'art. 32 GDPR e alle best practice del settore, con riferimento ai dati trattati nell'istanza dedicata dello Studio.
• 6.4Notifica di violazioni: notificare allo Studio, senza ingiustificato ritardo e comunque entro 72 ore dal momento in cui ne viene a conoscenza, qualsiasi violazione dei dati personali (data breach) ai sensi dell'art. 33 GDPR che coinvolga i dati dell'istanza dedicata, fornendo le informazioni necessarie allo Studio per adempiere ai propri obblighi di notifica verso l'Autorità di controllo e gli interessati.
• 6.5Esportazione dei dati: fornire allo Studio, su richiesta o in occasione della cessazione del contratto, un'esportazione completa di tutti i dati associati all'istanza dedicata in un formato leggibile e utilizzabile, entro i termini previsti all'art. 8 dei presenti Termini.
• 6.6Aggiornamenti: rilasciare aggiornamenti e correzioni della piattaforma nell'ambito del normale ciclo di sviluppo del prodotto. FreePiva si riserva il diritto di modificare, aggiungere o rimuovere funzionalità, comunicando le variazioni significative allo Studio con ragionevole preavviso.

7. Dati e trattamento

FreePiva tratta i dati personali degli Utenti finali esclusivamente in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, su istruzione dello Studio (Titolare del trattamento) e per le finalità strettamente necessarie all'erogazione del servizio contrattuale.

Lo Studio, in qualità di Titolare del trattamento, è responsabile di determinare le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali dei propri clienti (Utenti finali), di fornire le informative di legge e di garantire l'esercizio dei diritti degli interessati.

La sottoscrizione del DPA ai sensi dell'art. 28 GDPR è condizione imprescindibile per l'attivazione dell'istanza dedicata. Il DPA disciplina nel dettaglio le istruzioni di trattamento, le misure di sicurezza, il ricorso a eventuali sub-responsabili e ogni ulteriore aspetto del trattamento dei dati tra le parti.

Le modalità di trattamento dei dati e i diritti degli interessati sono ulteriormente descritti nella Privacy Policy di FreePiva, che costituisce parte integrante dei presenti Termini di Servizio.

8. Cessazione e dismissione dell'istanza

In caso di cessazione del contratto per qualsiasi causa (scadenza, recesso, risoluzione), si applicano le seguenti disposizioni:

• 8.1Esportazione dei dati: entro 30 (trenta) giorni dalla data di cessazione del contratto, FreePiva fornisce allo Studio un'esportazione completa di tutti i dati presenti nell'istanza dedicata, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile automaticamente. L'esportazione viene consegnata allo Studio tramite modalità sicura concordata tra le parti.
• 8.2Cancellazione dei dati: a seguito della conferma scritta da parte dello Studio di aver ricevuto e verificato l'esportazione, FreePiva procede alla cancellazione permanente e irreversibile di tutti i dati dello Studio e dei suoi Utenti finali dai propri sistemi, inclusi i sistemi di backup, entro e non oltre 30 (trenta) giorni dalla suddetta conferma.
• 8.3Cessazione degli obblighi di FreePiva: completata la cancellazione di cui al punto 8.2, FreePiva è liberata da qualsiasi ulteriore obbligo in materia di conservazione, protezione o gestione dei dati relativi all'istanza dismisssa. Da tale momento, FreePiva non detiene né tratta alcun dato riferibile allo Studio o ai suoi Utenti finali.
• 8.4Responsabilità post-dismissione: a partire dalla data di cancellazione confermata, lo Studio è l'unico soggetto responsabile dei dati esportati. Lo Studio è tenuto a conservare e gestire tali dati in conformità con la normativa applicabile e ad adempiere, in qualità di Titolare del trattamento, a qualsiasi obbligo nei confronti dei propri clienti (Utenti finali), inclusa la loro informazione circa la cessazione del servizio e le conseguenze per i loro dati.
• 8.5Accesso durante il periodo di dismissione: a decorrere dalla data di cessazione del contratto e fino alla consegna dell'esportazione, lo Studio conserva un accesso in sola lettura alla propria istanza al fine di verificare la completezza dei dati. Trascorso tale periodo, l'accesso è revocato.

9. Limitazione di responsabilità

Nei limiti consentiti dalla normativa applicabile, FreePiva non è responsabile per:

• 9.1Errori derivanti da dati errati: errori, imprecisioni o incongruenze nei calcoli fiscali o nelle elaborazioni della piattaforma che siano conseguenza diretta dell'inserimento di dati inesatti, incompleti o non aggiornati da parte degli Utenti finali o dello Studio.
• 9.2Scadenze non comunicate tempestivamente: mancato rispetto di scadenze fiscali o di adempimenti che non siano stati comunicati a FreePiva in modo tempestivo e completo tramite le funzionalità della piattaforma, ovvero che derivino da variazioni normative intervenute successivamente all'ultimo aggiornamento del sistema.
• 9.3Inadempimento degli obblighi del Titolare: qualsiasi danno, sanzione, reclamo o contestazione che derivi dall'inadempimento da parte dello Studio dei propri obblighi in qualità di Titolare del trattamento, ivi inclusi, a titolo esemplificativo: omessa informativa agli Utenti finali, assenza di base giuridica per il trattamento, mancata gestione dei diritti degli interessati, mancata sottoscrizione o rinnovo del DPA.
• 9.4Decisioni professionali dello Studio: qualsiasi conseguenza derivante da decisioni fiscali, contabili o professionali assunte dallo Studio o dall'Utente finale sulla base delle elaborazioni della piattaforma, senza previa verifica da parte di un professionista abilitato.
• 9.5Danni indiretti: perdite di guadagno, perdita di dati, danno all'immagine o qualsiasi altro danno indiretto o consequenziale, anche qualora FreePiva fosse stata informata della possibilità di tali danni.

In ogni caso, la responsabilità complessiva di FreePiva nei confronti dello Studio per qualsiasi causa non potrà eccedere l'importo dei corrispettivi pagati dallo Studio a FreePiva nei 12 (dodici) mesi precedenti l'evento che ha dato origine alla pretesa risarcitoria.

10. Modifiche ai termini

FreePiva si riserva il diritto di modificare i presenti Termini di Servizio in qualsiasi momento. Le modifiche vengono comunicate allo Studio tramite notifica via email all'indirizzo fornito in fase di stipula del contratto, con un preavviso minimo di 30 (trenta) giorni rispetto alla data di entrata in vigore delle nuove condizioni.

La prosecuzione nell'utilizzo della piattaforma da parte dello Studio dopo la scadenza del periodo di preavviso costituisce accettazione delle modifiche apportate. Qualora lo Studio non intenda accettare le nuove condizioni, ha facoltà di recedere dal contratto entro il termine di preavviso, senza penali, con diritto all'esportazione dei propri dati secondo le modalità previste all'art. 8.

Le modifiche che si rendessero necessarie per adeguarsi a obblighi di legge o a provvedimenti dell'Autorità possono avere efficacia immediata, fermo restando l'obbligo di notifica allo Studio nel più breve tempo possibile.

11. Legge applicabile e foro competente

I presenti Termini di Servizio sono regolati dalla legge italiana. Per la loro interpretazione e applicazione si fa riferimento, in via prioritaria, al Codice Civile italiano, al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), al D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 (Codice della Privacy), e alle disposizioni del D.Lgs. 70/2003 in materia di commercio elettronico.

Per qualsiasi controversia relativa all'interpretazione, all'esecuzione o alla risoluzione dei presenti Termini di Servizio, le parti si impegnano preliminarmente a tentare una composizione amichevole della disputa entro 30 giorni dalla relativa notifica scritta.

In caso di mancata composizione amichevole, sarà competente in via esclusiva il Tribunale del luogo in cui ha sede legale FreePiva, salvo diversa disposizione inderogabile di legge.

12. Contatti

Per qualsiasi comunicazione relativa ai presenti Termini di Servizio, al DPA o all'istanza dedicata, lo Studio può contattare FreePiva all'indirizzo email: [email protected]. Per le comunicazioni aventi rilevanza contrattuale è raccomandata la forma scritta tramite posta elettronica certificata (PEC) o raccomandata con ricevuta di ritorno.